Авансовый отчет: бланк и образец 2026

Авансовый отчет составляет сотрудник, который получил деньги под отчет: на покупку материалов, хозяйственные нужды или командировку. Отчет показывает, на что потрачены деньги, и закрывает подотчетную сумму.

Как заполнить

Шапка. Организация или ИП, номер и дата отчета, ФИО и должность подотчетного лица, назначение аванса.

Расчет. Остаток или перерасход по прошлому авансу, полученная сумма, израсходовано, остаток к возврату или перерасход к выдаче — со ссылкой на кассовый ордер или платежное поручение.

Документы. Каждый чек, квитанция, билет или акт — отдельной строкой с датой, номером и суммой. Оригиналы прикладываются к отчету.

Проверка и утверждение. Бухгалтер проверяет документы и сумму, руководитель утверждает.

Частые ошибки

• Расход без чека или с чеком, где нельзя понять, что куплено.
• Отчет сдан позже трех рабочих дней.
• Остаток не возвращен — сумма может облагаться НДФЛ как доход работника.
• Перерасход не возмещен сотруднику или возмещен без утвержденного отчета.

Связанные документы

Учетная политика — в ней утверждают форму отчета; приказ о лимите остатка кассы.